Retrouvez ici le message de la direction financière et de la direction des systèmes d’information pour un point de situation sur le portail d'achats Coupa :

“Bonjour à toutes et tous,

Depuis la mise en production du portail d'achats Coupa en janvier 2025, les équipes de l'institut font face à des difficultés très importantes dans le traitement des commandes, des factures fournisseurs et de leur règlement, avec des conséquences préjudiciables à l’activité des équipes scientifiques et des fonctions support, ainsi que sur les relations fournisseurs et prestataires.

Conscients de la situation et engagés dans la résolution de ces difficultés persistantes, nous souhaitons vous adresser aujourd'hui un point de situation complet, sur les actions menées depuis notre dernière communication de février 2026, dans laquelle nous vous annoncions notamment : la finalisation d'un diagnostic externe des causes principales des dysfonctionnements, l'élaboration d'un plan d'action structuré sur cette base, et le traitement prioritaire des situations les plus urgentes. Ces actions ont depuis été menées à bien. Nous souhaitons vous en rendre compte aujourd'hui avec de premiers résultats concrets et des engagements pour la suite.

Ce que nous avons compris - Un diagnostic structuré des causes

En janvier 2026, un diagnostic complet du processus commande-facturation a été réalisé. Sept causes principales ont été identifiées, donnant lieu à une feuille de route structurée.

Parmi celles qui vous impactent le plus directement :

• La lecture automatique des factures (océrisation) n'a pas fonctionné à la hauteur des objectifs fixés au départ, générant un travail supplémentaire à la direction financière et un blocage massif du traitement de comptabilisation et de règlement des factures ;

• Le processus de validation des commandes et des modifications éventuelles de commandes était trop long ;

• Le volume de commandes passées sur devis génère structurellement davantage de situations de blocage à la facturation.

Sur la base de ce diagnostic, un plan d'action a été lancé en avril 2026, placé sous la responsabilité du directeur général adjoint et dirigé par la directrice financière, avec l'appui d'une chargée de mission dédiée, et porté opérationnellement par les équipes de la direction financière et de la direction des systèmes d'information.

Ce qui a été fait - Des résultats mesurables

Cinq chantiers prioritaires ont été lancés depuis avril 2026.

Voici les résultats concrets obtenus à date :

• Délais d'approbation des bons de commande – délai moyen réduit de 16 à moins de 3 jours : le délai d'approbation initial des bons de commande a été réduit de 16 jours à moins de 3 jours. En parallèle, le délai de traitement des modifications de commandes - source d'irritants fréquents - est passé de plus de 2,5 jours en moyenne à moins d'une demi-journée. Ces deux améliorations bénéficient directement à l'ensemble des demandeurs et des chargés de gestion.

• Traitement du stock de factures en arriéré – 63% du stock traité : le stock de factures en attente au 29 juin 2026 représentait 7 400 factures. Pour traiter ce stock dans les meilleurs délais, un dispositif dédié a été mis en place : une équipe de renfort composée de trois puis quatre intérimaires placés sous la responsabilité d'un manager exclusivement dédié à cet objectif, travaillant en coordination étroite avec les équipes comptables. À date, 63% de ce stock a déjà été traité, soit plus de 4 600 factures apurées.

• Reconnaissance automatique des factures - la solution IA – déployée sur 85 fournisseurs : ce sujet était à l'origine d'une part très importante des blocages depuis le départ. Le nombre de factures en attente de reconnaissance automatique a été réduit de plus de 85% entre début juillet et fin août 2026, grâce à l'action combinée des équipes et à une solution IA, entièrement développée en interne par les équipes de la direction des systèmes d'information. Elle est progressivement déployée et de premiers résultats sont d’ores et déjà tangibles sur le périmètre des 85 fournisseurs représentant plus de 30% de la volumétrie de factures.

• Support utilisateurs – nouvelle version du guide : un nouveau guide complet - le Coupa Book - est désormais disponible pour vous accompagner pas à pas dans l'utilisation de l'outil. Un chatbot dédié sera prochainement mis à disposition sur le portail pour répondre en direct aux questions les plus fréquentes et débloquer les situations courantes, sans avoir à passer par une demande de support.

• Routage des factures vers les équipes comptables – pilote réalisé : un cinquième chantier a porté sur l’étude d’un routage automatique des factures reçues dans Coupa vers les équipes en capacité de les traiter - cette demande formulée en conception du projet Coupa n’a pas été livrée et génère un goulot d'étranglement et est source de délais supplémentaires. Un pilote complet a été mené entre avril et août 2026, permettant d'analyser en détail le traitement de plusieurs milliers de factures. Ces enseignements permettront d’alimenter directement des travaux de fond prévus au quatrième trimestre 2026.

Des ressources supplémentaires ont été déployées pour résoudre cette situation.
Pour le traitement du stock de factures en arriéré, une équipe de renfort externe - quatre intérimaires encadrés par un manager de transition - travaille exclusivement sur cet objectif depuis juillet 2026. 
En parallèle, l'équipe comptable en charge du traitement courant a été renforcée par deux recrutements permettant de retrouver un dimensionnement adapté.

Ce que les équipes font au quotidien, en plus des chantiers engagés

En parallèle de ces chantiers, les équipes de la direction financière et de la direction des systèmes d'information continuent de mener de nombreuses actions au quotidien pour assurer la continuité du service et accompagner les utilisateurs :

• Suivi renforcé des cas critiques et coordination avec les fournisseurs stratégiques avec l’aide des équipes achats et des gestions ;

• Maintenance des outils et des interfaces ;

• Maintien des actions de contrôle et de conformité (validation renforcée des RIB pour limiter les risques de fraude - mise en place des obligations liées à la réforme de la facturation électronique en vigueur depuis le 1^er septembre 2026).
   

Nos engagements pour les prochaines semaines

Nous sommes conscients que, malgré ces actions, les difficultés sont loin d’être entièrement résorbées, et il ne nous est malheureusement pas possible à ce stade de définir une date de retour à un fonctionnement normal. Nous le regrettons, et nous poursuivons notre engagement pour résoudre ces difficultés et maintenir notre accompagnement du campus, avec les priorités d’action suivantes :

• Traitement du stock de factures antérieures au 29 juin 2026 : l'objectif est d'achever ce traitement d’ici quelques semaines.

• Améliorer le taux d’automatisation du traitement des factures : c’est l’un des éléments clés pour rétablir durablement un fonctionnement satisfaisant. L’objectif est de retrouver un taux proche de celui existant avant Coupa. Le déploiement de la solution IA se poursuit vers une couverture progressive d'un plus grand nombre de fournisseurs.

• Formation et accompagnement des utilisateurs : un programme de formation a été proposé aux 220 utilisateurs qui génèrent plus de 70% des commandes ; un programme de prise en main pour les nouveaux arrivants ainsi que certains demandeurs ciblés sera mis en place d'ici fin 2026.

Actions d'amélioration à plus long terme : au-delà des chantiers en cours, d’autres travaux sur le processus de l’achat au paiement et l'outil Coupa seront engagés à partir du quatrième trimestre 2026. 

Un remerciement sincère

Nous vous remercions très sincèrement toutes et tous pour votre patience, votre compréhension et votre résilience face à ces difficultés significatives et persistantes.

Nous tenons à reconnaître le travail accompli par l'ensemble des équipes mobilisées sur Coupa au sein de la direction financière et de la direction des systèmes d'information. Leur engagement a permis de maintenir le traitement prioritaire des cas les plus critiques et d'avancer, pas à pas, sur la résorption des retards.

Nous vous assurons de notre engagement complet et de notre disponibilité pour contribuer à résoudre la situation et vous accompagner au mieux sur le sujet.

Nous vous adresserons un point d'avancement d'ici mi-novembre 2026."

La direction financière et la direction des systèmes d'information